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8 motivos para estabelecer um escritório de processos

8 motivos para estabelecer um escritório de processos

Conteúdo revisado em fev/20 

As empresas necessitam de um setor específico que tenha conhecimento adequado sobre a disciplina BPM, propiciando melhor gestão sobre os processos e disseminação da metodologia em toda a organização. 

O Escritório de processos é o dono do gerenciamento de processos de negócio. Desempenha um papel fundamental na definição de prioridades e alocação de recursos para os esforços de transformação e são fundamentais nos esforços de aumento de maturidade em processos por meio da padronização do uso de metodologias e tecnologias.

Sendo assim, podemos listar alguns motivos para estabelecer um escritório de processos:

Promover o alinhamento com o planejamento estratégico da organização

O escritório de processos pode prover um melhor entendimento sobre como os processos podem ser alinhados com as diretrizes estratégicas da organização promovendo o alcance dos objetivos estratégicos ao estabelecer um portfólio de processos aderente.

Proporcionar o estabelecimento de uma liderança clara

Com o escritório de processos implantado é possível designar um coordenador ou chefe. Este coordenador terá não só a liderança sobre sua equipe, como será o canal de comunicação de todos os demais gestores que necessitem de apoio ou suporte. Ele também é responsável por conduzir a definição de metodologias nas diversas áreas da empresa para facilitar o levantamento de indicadores.

Ter a atuação de profissionais especializados na disciplina BPM e focados na mesma

A equipe do escritório de processos deve permanecer dedicada exclusivamente às atividades relacionadas a BPM, sendo que os analistas da área sejam especialistas e tenham uma visão holística sobre o negócio da organização de maneira a promover as transformações relacionadas aos processos e alinhamento com as estratégias corporativas. Esses profissionais podem atuar como na análise, modelagem, desenho de processos e levantamento de requisitos caso seja necessário.

Com o trabalho voltado exclusivamente para o gerenciamento dos processos, a equipe tem formação específica em processos ou profissionais que desenvolveram essas expertise e competência comprovadamente ao longo da carreira. Esta característica, além de permitir a busca das melhores soluções, traz confiança aos setores da organização.

Ser instrumento de análise e otimização dos processos e na gestão do dia a dia

O escritório de processos pode atuar na análise e otimização de um processo (tanto na transformação quanto na gestão do dia a dia), potencializando os recursos (humanos, infraestrutura, etc.), realizar o monitoramento do desempenho, além de identificar pontos críticos, desperdícios e falhas.

Garantir o suporte às áreas da organização

Com o conhecimento adquirido o escritório de processos pode auxiliar os gestores na tomada de decisões importantes, por meio do mapeamento, análise, desenho e transformação de processos bem como através da análise dos indicadores de desempenho dos processos.

Além disso, pode assumir um papel mais consultivo promovendo padronização no entendimento da maneira como a gestão de processos é realizada dentro da organização.

Planejamento do alcance de resultados a médio e longo prazos

Com o gerenciamento dos processos (gestão de portfólio e priorização de processos) é possível planejar o alcance dos resultados para médio e longo prazo, promovendo mudança de paradigma e visão de futuro da organização.

Promover o retorno de investimento através das iniciativas de BPM

A boa gestão de processos através de um escritório bem estruturado proporciona a redução de custos, identificando e eliminando gargalos, otimizando fluxos de informação e melhorando a qualidade das entregas inerentes a cada processo de negócio.

Promover a redução de conflitos

O escritório de processos pode atuar intermediando as demandas entre as áreas envolvidas nos processos, centralizando decisões e fazendo as escolhas necessárias para o atendimento dos objetivos estratégicos da organização.

Concluindo…

Um escritório de processos é importante para prover uma abordagem consistente, por meio da criação de políticas e normas para processos e trabalhar com as áreas da organização, para coordenar os padrões evitando sobreposição, conflitos e falta de clareza.

A necessidade de concentrar o conhecimento sobre gerenciamento de processos se tornará evidente em algum momento da evolução da organização para a orientação por processos, uma perspectiva que permite a gestores e membros de equipes olharem seus processos de negócio ponta a ponta.

Professor autor: Enivaldo Bigão